La gestion de réservations
Le module de gestion de réservations a été intégré à l’application ProxyEPN suite à la volonté de certains organismes de mettre à disposition du matériel aux EPN.
Il permet ainsi aux EPN qui en ont besoin de réserver du matériel en fonction de leur disponibilité.
Accès au module
L’accès au module de gestion de réservations se fait via l’onglet Infrastructures → Prêt de matériel.
Les différents types de profils
Le module de gestion de réservations prend en considération 3 types de profils :
le propriétaire, qui a la possibilité :
de voir la liste des équipements lui appartenant
de créer de nouvelles fiches d’équipements
d’éditer les fiches de ses équipements.
le gestionnaire, qui a en charge la gestion des emprunts, c’est-à-dire :
la mise à disposition du matériel empruntable
l’acceptation ou le refus des demandes.
l”emprunteur, qui peut :
accéder à la liste du matériel empruntable
effectuer des demandes d’emprunt (que le gestionnaire pourra accepter ou décliner).
Par défaut, le propriétaire (par exemple, la Région, qui admettons, vient d’acquérir 3 caméras) est également gestionnaire. Cependant, le propriétaire peut, s’il le souhaite, affecter son équipement à un autre gestionnaire (par exemple, l’EPN du Cèdre bleu) pour lui déléguer la gestion des emprunts. Dans ce cas, on peut s’attendre à ce que l’EPN gestionnaire soit celui qui dispose physiquement du matériel, même s’il n’en est pas le propriétaire.
Un même utilisateur de l’application peut très bien avoir ces 3 rôles. C’est pourquoi les équipements sont accessibles via 3 listes différentes :
matériel possédé, qui permet à l’utilisateur de lister l’ensemble des équipements dont il est propriétaire
matériel à prêter : qui permet à l’utilisateur de lister l’ensemble des équipements dont il est gestionnaire
matériel empruntable : qui permet à l’utilisateur de lister l’ensemble des équipements qu’il peut emprunter.
Créer la fiche d’un nouvel équipement
L’accès à la page de création d’un nouvel équipement se fait en cliquant sur Nouvel équipement, dans la fenêtre de gauche.
C’est dans cette page que le propriétaire de l’équipement en question pourra définir un éventuel gestionnaire, le périmètre d’emprunt, ainsi que toutes les informations relatives à l’équipement (famille d’équipement, marque, modèle, …).
Le périmètre d’emprunt
La mise à disposition ou non du matériel est conditionné par le choix du gestionnaire.
Il existe 5 périmètres d’emprunt possibles :
Non disponible ⇒ le matériel n’est pas empruntable, soit par choix du gestionnaire, soit parcequ’il est déjà emprunté.
EPN gestionnaire ⇒ seul l’EPN gestionnaire peut emprunter le matériel. Par exemple, l’EPN du Cèdre Bleu, gestionnaire de l’appareil photos Nikon D3100, peut emprunter cet équipement pour animer une session photos. On peut comparer ce périmètre d’emprunt à des réservations internes.
GEPN gestionnaire ⇒ tous les EPN qui font partie du même groupement que l’EPN gestionnaire peuvent emprunter le matériel.
Réseau gestionnaire ⇒ tous les EPN qui font partie du même CRANT que l’EPN gestionnaire peuvent emprunter le matériel
Tout le monde ⇒ n’importe quel EPN de la plateforme peut emprunter.
Dans tous les cas, ce sont les animateurs qui effectuent les demandes de réservation et en aucun cas les usagers des EPN.
Accéder au planning de réservation
Le planning de réservation nous permet de voir le matériel disponible à l’emprunt et à quelles dates.
Ici, on voit que les seuls équipements empruntables sont l’appareil photos Nikon D3100 et la caméra HD Panasonic et que l’appareil photos est déjà emprunté sur la date du 29/05/2020.
Pour réserver un équipement, il suffit de cliquer sur un des boutons « + » à la date voulue, ce qui nous envoie sur une page de réservation.
Par exemple, admettons que l’on souhaite réserver la caméra du mercredi 27/05/2020 matin au vendredi 29/05/2020. Un clic sur le bouton « + » nous envoie à la page suivante, dans laquelle il n’y a plus qu’à préciser les dates d’emprunt souhaitées, ainsi que d’éventuelles autres informations.
ATTENTION : le fait d’avoir effectué la demande de réservation ne signifie pas encore que l’emprunt est possible. Pour ce faire, il vous faudra attendre que l’EPN gestionnaire, par le biais de son animateur, accepte votre demande de réservation.
Accéder aux demandes effectuées
Le lien « demandes effectuées » permet d’accéder à la liste des demandes de réservation effectuées par l’animateur actuellement connecté.
Elles peuvent être entre autres filtrées par :
état (demandes en attente de validation, acceptées ou refusées)
période (demandes de réservation passées, à venir et en cours, c’est-à-dire en cours de réservation).
Pour valider le filtre, ne pas oublier de cliquer sur le bouton « Appliquer ».
Exemple de résultat avec les filtres de demandes de réservation à venir et en cours de validation :
Accéder aux demandes reçues
Le lien « demandes reçues » permet de lister l’ensemble des demandes de réservation reçues par l’animateur de l’EPN gestionnaire.
Tout comme pour les demandes effectuées, elles peuvent être entre autres filtrées par :
état (demandes en attente de validation, acceptées ou refusées)
période (demandes de réservation passées, à venir et en cours, c’est-à-dire en cours de réservation).
Pour valider le filtre, ne pas oublier de cliquer sur le bouton « Appliquer ».
Accepter/refuser une demande de réservation
Pour accepter ou refuser une demande de réservation, il faut être animateur dans l’EPN gestionnaire.
Cliquer sur le lien « demandes reçues », puis sur le lien « détails » de la réservation à valider ou à refuser.
Ce lien nous emmène sur la page de détail de la demande de réservation, qu’il est possible d’éditer, d’accepter ou de refuser.
Exporter la liste des équipements en CSV
Seuls les propriétaires et les gestionnaires peuvent exporter la liste des équipements possédés ou à prêter en CSV.
